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Mailen mit Stil
Während man früher das Schreiben von Briefen in der Schule nach den Regeln der Kunst beigebracht bekam, ist beim Mailen heute scheinbar jeder auf sich selbst gestellt. Doch mittlerweile gibt es auch im Internet einen breiten Konsens darüber, was als höflich oder unhöflich gilt.Mailstil
Es lohnt sich also, sich ein paar Gedanken darüber zu machen, was man beim Schreiben und Versenden von Emails beachten sollte. Schließlich sagt jede Mail auch etwas über ihren Verfasser aus.
 
Auf dieser Seite:
 
Kommunikation lebt von Regeln
Die Betreffzeile sinnvoll nutzen
Wie zitiert man sinnvoll?
Antwort-Zeitraum?
Automatische Antwort (Autoresponder)
Mails an Mailinglisten
 
Kommunikation lebt von Regeln
Damit Menschen Informationen austauschen können, müssen bestimmte Bedingungen erfüllt sein - sie müssen den selben "Code" verwenden (selbe Sprache, Schrift, etc.), damit einer den anderen verstehen kann. Das klingt vielleicht etwas banal, bekommt aber bereits eine große Bedeutung, wenn per Email Dateianhänge in ungünstigen Formaten verschickt werden, die der Adressat nur mit einer speziellen Software öffnen kann. (Siehe dazu dazu auch meinen Artikel zum Thema Dateianhänge.)
 
Über diese Grundvoraussetzungen hinaus gibt es - wie in jedem Bereich menschlichen Zusammenlebens - gewisse Konventionen, Formen und Höflichkeitsregeln. Sie erleichtern den Informationsaustausch, weil der Umgang mit dem Medium nicht jedes Mal neu definiert werden muß.
 
Im Internet nennt man diese Konventionen Netiquette. Die Bezeichnung setzt sich aus "Net" und "Etikette" zusammen und bedeutet: Höflichkeitsregeln im Internet. Diese gelten auch für das Medium Email. Natürlich sind sie nicht in Stein gemeißelt, aber es hat sich doch so etwas wie ein gebräuchlicher Stil entwickelt, der auf praktischen Erfahrungswerten beruht. Wer ihn grob mißachtet, outet sich als Unwissender, verärgert seine Kommunikationspartner und verfehlt im schlimmsten Fall sein Ziel: Die Übermittlung des Informationsgehaltes. Die folgenden Punkte sind Erfahrungswerte und erheben keinen Anspruch auf Allgemeingültigkeit - aber sie haben gute Argumente für sich.
 
Die Betreffzeile sinnvoll nutzen
Das erste, das der Empfänger einer Mail wahrnimmt, ist die Betreffzeile. Sie sollte kurz und aussagekräftig sein, damit man gleich weiß, worum es geht. Für eine Email zu einem neuen Thema sollte auch ein neuer Betreff verwendet werden - und nicht einfach der Betreff einer alten Mail mittels Antwort-Funktion mißbraucht werden. Besonders schlechter Stil: Die Betreffzeile leer lassen.
 
Nicht alle Mailserver weltweit unterstützen Sonderzeichen und Umlaute im Betreff. Im schlimmsten Fall kann es sein, daß die Mail nicht zugestellt wird. Bei internationalen Kontakten daher besser auf Sonderzeichen und Umlaute verzichten.
Wie zitiert man sinnvoll?
Die Frage ist nicht unumstritten: Ist es sinnvoll, in einer Antwort auf eine Mail die ursprüngliche Nachricht zu zitieren? Wenn ja, wie?
 
Wenn zitiert wird, sollte der übernommene Text als Zitat kenntlich gemacht werden. Üblich ist die Verwendung von ">" am Anfang jeder Zeile. Beispiel:
 
Hallo xy, du hattest geschrieben:
 
> Können wir uns morgen treffen?
> Ich bin zufällig in der Gegend.

 
Ja, das geht. Sagen wir um 15:00 Uhr.
 
Bis bald, xy

 
Die meisten Mailprogramme sind in der Lage, den zitierten Text farblich abzuheben. Und hier die Möglichkeiten des Zitierens mit ihren Vor- und Nachteilen:
  • Möglichkeit 1: Kein Zitat
    So lange klar ist, auf welche ursprüngliche Nachricht sich die Antwort bezieht, steht dieser Art des Antwortens nichts entgegen. Die korrekte Angabe im Betreff nach der Syntax
    Re: [ursprünglicher Betreff]
    sollte dabei unbedingt beachtet werden.
     
    Aber was, wenn die ursprüngliche Nachricht mehrere Fragen enhält, auf die nun die Antwort reagiert? Oder wenn bereits mehrere Mails mit dem selben Betreff ausgetauscht wurden (etwa im Verlauf einer längeren Diskussion)? Dann kommt es schnell zu Mißverständnissen, weil die Bezüge nicht mehr eindeutig sind. Für Mailinglisten (s.u.) und Diskussionen ist dieser Modus völlig unbrauchbar.
     
  • Möglichkeit 2: Vollzitat
    Die ganze ursprüngliche Nachricht am Ende wird in der Antwort unverändert zitiert (auch Fullquote genannt). Ein sehr verbreiteter Modus, weil es die Standard-Einstellung einiger Mailprogramme ist. Viele Anwender übernehmen diese Art des Zitierens, ohne sich darüber Gedanken zu machen.
     
    Vollzitate werde am ehesten im Business-Bereich verwendet. Auch wer seine Mails nicht sortiert und archiviert, behält so einigermaßen den Überblick. Allerdings kann der als Vollzitat wiedergegebene Text manipuliert sein - dieser Modus ersetzt damit nicht das Archivieren der eigenen Nachrichten!
     
    Nachteile des Vollzitats: Die Mail wird unnötig lang. Wenn die Antwort oberhalb des Vollzitates steht, ist das noch halbwegs erträglich. Steht sie unterhalb, muß sich der Leser durch seinen kompletten eigenen Text scrollen - ein eher schlechter Mailstil. Und wenn mehrere Mails zum selben Thema hin- und hergeschickt werden, ist das Chaos vorprogrammiert. Für den Modus des vollständigen Zitierens ist ein Schimpfname mittlerweile weit verbeitet: ToFu-Mail (= Text oben, Fullquote unten). Wenn es keine guten Gründe gibt, eine ToFu-Mail zu schicken, sollte man besser davon Abstand nehmen.
     
  • Möglichkeit 3: Auszüge werden zitiert
    Dabei wird die ursprüngliche Nachricht nur auszugsweise und so knapp wie möglich zitiert (auch selektives Quoten genannt). Unter jedes Zitat schreibt man direkt den Teil der Antwort, der sich auf das Zitat bezieht.
     
    Vorteile des selektiven Quotens: Das Datenvolumen bleibt gering, der Diskussionsverlauf auch nach vielen Mails nachvollziehbar und die Bezüge eindeutig. Dieser Modus wird von mir deutlich bevorzugt und ist auch für Mailinglisten bestens geeignet.
Übrigens hat das Zitieren im Briefverkehr eine lange Tradition. So sind z.B. in den Briefwechseln Goethes deutlich Zitate (in indirekter Rede formuliert) aus erhaltenen Briefen erkennbar. Und auch in Behördenakten hat sich ein genormtes Bezugs- und Referenzsystem etabliert (Ihr Zeichen / unser Zeichen).
 
Links zum Thema Quoting:
 
 Wikipedia: TOFU
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 Learn To Quote
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 Learn To Attribute
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Wichtiges Hilfsmittel für Outlook-Express-Nutzer: Da das Programm nicht in der Lage ist, ordentlich zu quoten (erzeugt sog. Kammquotes, die gräßlich zu lesen sind), empfiehlt sich die Verwendung von Quotefix:
 
 Quotefix
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Antwort-Zeitraum
Eine Mail, die nach zwei Tagen noch nicht beantwortet wurde, gilt als verloren. Wer seine Mailbox nicht spätestens alle zwei Tage abruft, sollte seine Kommunikationspartner ausdrücklich darauf hinweisen - denn dann ist die gute alte "Schneckenpost" und ein Brief aus Papier schneller und sinnvoller.
Automatische Antwort
Viele WebMailer bieten die Möglichkeit, bei Urlaub oder Abwesenheit eine automatische Antwort auf eingehenden Mails zu erstellen (Autoresponder). Dies ist nicht immer sinnvoll; denn wer z.B. mit seiner Adresse in einer Mailingliste (s.u.) oder einem Verteiler eingetragen ist, produziert jedesmal, wenn eine Mail über die Liste verschickt wird, eine Auto-Antwort, die wiederum an die Liste geht, und wieder eine Auto-Antwort bewirkt - im schlimmsten Fall (bei schlechter Server- oder Listenkonfiguratuion) ensteht eine Endlosscheife. Ergebnis: Man geht anderen tierisch auf die Nerven und fliegt unter Garantie aus der Liste. "Automation is deadly" lautet daher die Devise der Vorsicht ...
Mails an Mailinglisten
Mailinglisten sind Verteiler-Adressen. Sie behandeln in der Regel ein bestimmtes Thema, über das diskutiert wird. Nachdem man sich durch eine Anmeldeprozedur in den Verteiler eingetragen hat, erhält man Mails von anderen Teilnehmern - und kann natürlich selbst Beiträge verfassen. Die Regeln und Gepflogenheiten innerhalb dieser Mailinglisten sind sehr unterschiedlich. Manche geben sich selbst strenge Regeln (deren Mißachtung mit Ausschluß geahndet wird), andere wiederum haben keine Regeln oder "erziehen sich selbst", indem die Teilnehmer sich gegenseitig ermahnen, wenn ihnen etwas nicht paßt. Das kann u.U. chaotische Ausmaße annehmen, bis sich schließlich alle Teilnehmer entnervt abmelden - und die Liste stirbt.
 
Da Mails an Mailinglisten meist von einem großen Publikum gelesen werden, sollte man beim Schreiben eigener Beiträge sehr sorgfältig sein. Wenn die Regeln der Liste nichts anderes vorsehen, gelten folgende "Faustregeln":
  • Die Mailingliste sollte nicht für Massenmailings ("Spam") mißbraucht werden. Dazu gehören alle Arten von Viruswarnungen, Spaß-Mails, Ketten-Mails und Werbung aller Art.
  • Ist die Liste an ein Thema gebunden, sollte auf themenfremde Beiträge möglichst verzichtet werden. Es gibt auch OT-Listen (OT = Off-Topic = "themenfern"), in denen Mails zu allen Themen möglich und erwünscht sind.
  • Auf Dateianhänge und HTML-Mails (s.o.) sollte man möglichst verzichten.
  • Die Betreffzeile sollte dazu genützt werden, das Thema möglichst exakt zu definieren. Nur so können die Leser sich später im Diskussionsgewirr zurechtfinden. Dazu gehört auch, daß man die Anwortfunktion des Mailprogrammes benutzt, damit im Header der Mail Referenzen erstellt werden. Viele Mailprogramme können diese Referenzen nutzen, um Listenmails nach Themen sortiert darzustellen. Bei Antworten sollte der ursprüngliche Betreff beibehalten und ein "Re:" davorgestellt werden. Mehrfache Präfixe wie
    RE:Re:AW [ursprünglicher Betreff]
    sind zu vermeiden. Die Kürzel AW (für "Antwort") und WG (für "weitergeleitet") sind typisch für deutsche Outlook-Versionen und nicht international gebräuchlich. Re und Fwd sind meiner Meinung nach zu bevorzugen.
  • In Antworten sollte die ursprüngliche Nachricht so knapp wie möglich zitiert werden (siehe oben). Vollzitate nerven die anderen Teilnehmer und blähen das Datenvolumen der Liste unnötig auf.
Weitere Links
 Telepolis: Psychologie der E-Mail
Unterhaltsam geschriebener Artikel über die Vor- und Nachteile des Mediums Email. Mit einigen guten Tips für gelungene Kommunikation.
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