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Dateiformate für Email-Anhänge
Dateien per Email zu verschicken ist sehr praktisch, weil man so Daten aller Art austauschen kann: Briefe, Klänge, Tabellen, Programme, usw. Allerdings sollte man ein paar Dinge beachten, wenn man Dateien per Email verschickt:
  • Keine zu großen Anhänge ohne Rücksprache mit dem Empfänger versenden. Die Schmerzgrenze würde ich vorsichtshalber bei 100 KB ansetzen. Es gibt noch viele Anwender, die mit langsamen Modems online sind - oder ihre Mails mobil per Handy lesen (dann sind Anhänge so gut wie unmöglich, weil die Kosten hoch und die Übertragungsraten niedrig sind.)
     
  • Keine Umlaute, Sonder- und Leerzeichen im Namen von Dateianhängen verwenden, da viele Mailserver damit Probleme haben. Folge: Die Mail kommt nicht oder nicht vollständig an. Achten Sie auch darauf, daß der Dateiname auch die korrekte dreistellige Dateiendung enthält.
     
  • Verwenden Sie geeignete Dateiformate (siehe unten).
     
  • Es empfiehlt sich, Mails mit Attachments digital zu signieren. Dadurch kann überprüft werden, ob die Mail tatsächlich vom angegebenen Absender stammt und ihr Inhalt vertrauenswürdig ist. Im Zeitalter von Viren und Würmern kein unerheblicher Aspekt.
Lesen Sie zum Thema digitale Signatur auch meinen Artikel über PGP/GPG
 
Was Sie beim Empfangen von Mails mit Attachments beachten sollten, lesen Sie in meinem Artikel über Viren-Mails .
Geeignete und ungeeignete Dateiformate für Attachments
Wer z.B. einen Text oder ein Bild per Email verschicken will, kann sich zwischen einer Fülle von Formaten entscheiden. Aber welches Format erfüllt den gewünschten Zweck am besten? Welches ist ungeeignet? Welches birgt für den Empfänger sogar Gefahren? Hier eine Liste der gängigsten Formate.
*.exe
Kategorie: Programmdatei
In Emails: Kritisch!
 
Der Name kommt von executable (dt.: ausführbar).
Sollten Sie solche Dateien per Email erhalten, ist größte Vorsicht geboten - sie enthalten sehr häufig Viren, die sich spätestens beim Doppelklick auf die Datei auf Ihrem Computer installieren. Selbst ein bekannter Absender garantiert nicht, daß diese Datei wirklich von ihm persönlich stammt, da sich viele Viren (sog. Würmer) selbst verschicken. Zahlreiche Mailserver (v.a. von Universitäten und Firmen) unterbinden mittlerweile den Versand und Empfang von Dateien dieses Typs.
*.doc
Kategorie: Textdatei
Für Emails: Ungeeignet!
 
Der Name kommt von document (dt.: Dokument).
Alle Word-Dokumente erhalten automatisch diese Endung. Die wenigsten User wissen um die Problematik dieses Formats. Haben Sie schon einmal eine solche Datei mit einem Texteditor anstatt mit Word geöffnet? Wenn ja, werden Sie am Anfang oder Ende der Datei unliebsame "Nebeninformationen" entdeckt haben. Auch wenn es in Word nicht sichtbar ist, können Dateien dieses Typs z.B. enthalten: Kürzlich von Ihnen besuchte Internetadressen, Textauszüge anderer Dokumente, Fragmente von Emails, Hinweise zu Drucker und Hardware ihres Computers, Benutzernamen, Dokumenten-Pfade, etc. Häufig taucht der Inhalt der Zwischenablage in zeitgleich geöffneten Word-Dateien wieder auf und wird dort unsichtbar gespeichert.
 
Sie können das leicht nachvollziehen, indem Sie unter Start/Ausführen den Befehl notepad eingeben und dann ein beliebiges Word-Dokument öffnen. Suchen Sie in den seltsamen Zeichen am Anfang und Ende des Dokuments.
 
Da man nie weiß, welche Informationen man außer dem Word-Text ungewollt mitschickt, sollte man auf dieses Dateiformat als Mailanhang verzichten. Davon sind übgrigens auch andere Microsoft-Office-Dateitypen betroffen (z.B. Excel). Ein weiterer Nachteil des *.doc - Formats: Wenn einer Ihrer Mailpartner eine ältere Word-Version benutzt oder kein Windows-System hat, kann es sein, daß die Datei für Ihn nicht zu öffnen ist. Zu guter Letzt können Dateien dieses Typs sogar Viren enthalten: Sogenannte Makroviren.
 
Fazit: Nicht als Format für Email-Anhänge geeignet!
*.rtf
Kategorie: Textdatei
Für Emails: Bedingt geeignet
 
Die Abkürzung kommt von Rich Text Format
Der Vorteil dieses (Microsoft-) Formats liegt darin, daß es nicht wie *.doc an eine bestimmte Software gebunden ist. Verschiedenste Programme können diesen Typ öffnen. Das Format ist zudem Plattformübergreifend: Es ist egal, ob es auf einem Windows-, Linux- oder Macintosh-Rechner geöffnet werden soll. Das Problem mit unterschiedlichen Programmversionen wie beim *.doc - Format gibt es bei *.rtf nicht. Auch die Gefahr durch Makro-Viren ist im Vergleich zum *.doc - Format deutlich geringer (wenn auch nicht auszuschließen).
 
Allerdings gilt auch für diesen Dateityp das Problem mit den unliebsamen "Nebeninformationen" (siehe *.doc-Format)!
 
Fazit: Wegen der guten Kompatibilität (= Verträglichkeit mit anderen Systemen und Programmen) als Format für Email-Anhänge besser geeignet als *.doc.
 
So erstellen Sie eine *.rtf - Datei für den Dokumentaustausch via Email:
  1. Öffnen Sie ein *.doc - Dokument, dessen Inhalt Sie verschicken möchten.
  2. Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf Datei und wählen Sie Speichern unter. Im unteren Bereich des folgenden Dialoges erscheint ein Feld, wo Sie das Dateiformat wählen können, in dem die Datei gespeichert werden soll.
  3. Wählen Sie *.rtf und klicken Sie auf Speichern. Die neu entstandene Datei können Sie nun Ihren Mailpartnern schicken.
*.odt
Kategorie: Textdatei
Für Emails: Nicht geeignet
 
Dieses Format wird von OpenOffice.org Writer verwendet, eine Komponente der kostenlosen Open Source Office-Suite. Der Nachteil dieses Formates ist, daß odt-Dateien bisher nicht von Microsoft Office geöffnet werden können.
 
Aber es gibt einen alternativen Weg, an den Inhalt von odt-Dateien zu kommen. Denn die OpenOffice.org-Formate haben einen Vorteil: Es sind XML-Formate. So besteht eine odt-Datei aus mehren Dateien, die zu einer komprimiert wurden. Mit einem Entpacker (wie z.B. Winzip) können Sie die Datei wieder in ihre Bestandteile zerlegen. Die Komponente content.xml enthält den unformatierten Textinhalt der Datei.
 
Fazit: Obwohl das Format aus vielen Gründen eigentlich besser geeignet ist als *.doc, können es nur Anwender der Office-Suite OpenOffice.org komfortabel öffnen (das sind v.a. Linux-User). Deshalb sollten *.odt-Dokumente vor dem Versenden in ein anderes Format wie z.B. *.pdf oder *.rtf konvertiert werden, was mit OpenOffice.org problemlos möglich ist.
 
OpenOffice.org kann übrigens umgekehrt alle Microsoft-Formate öffnen, so daß ein Dateiaustausch mit Microsoft-Benutzern problemlos möglich ist. Microsoft hingegen versucht durch seine Programme, sein Monopol zu festigen. Die Unterstützung von Nicht-Microsoft-Formaten wiederspricht dem MS-Geschäftsmodell: Microsoft-User sollen schön brav immer wieder die aktuellen MS-Office-Pakete kaufen, um die Dateien der Kollegen lesen zu können.
 
 OpenOffice.org Office-Suite
Kostenloses(!) Bürosoftware-Paket mit Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Grafikprogramm, Präsentationsprogramm, etc. Beherrscht alle gängigen Office-Formate und verfügt über gute Exportfunktionen (z.B. können aus der Textverarbeitung heraus direkt PDF-Dateien erzeugt werden).
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*.docx
Kategorie: Textdatei
Für Emails: Nur sehr bedingt geeignet
 
Dieses Format wird von Microsoft Office 2007 verwendet. Ältere Microsoft-Programme und Programme unter anderen Betriebssystemen haben damit Probleme, weil sie das neue Format nicht lesen können - damit sollen u.a. unbedarfte Anwender zum Kauf neuer Microsoft-Produkte  motiviert  werden. Das Textverarbeitungsprogramm der kostenlosen Office-Suite OpenOffice.org hingegen kann mit docx-Dateien gut umgehen - allerdings braucht man dazu ein kleines Zusatzprogramm, das es für alle Betriebssysteme kostenlos gibt: Den ODF-Converter. Er läßt sich leicht installieren und integriert sich automatisch in OpenOffice - somit sind auch docx-Dateien les- und schreibbar.
 
Wer weiterhin eine ältere Version von Mircrosoft Word verwenden will, muß ebenfalls ein Zusatzprogramm installieren, um docx dennoch öfnnen zu können.
 
Sinnvoller wäre allerdings, Anwender von Word 2007 würden beim Dateiaustausch nicht *.docx verwenden, sondern die Datei mit der Funktion Speichern unter ... im alten *.doc-Format abspeichern.
 
 OpenOffice.org Office-Suite
Kostenloses(!) Bürosoftware-Paket mit Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Grafikprogramm, Präsentationsprogramm, etc. Beherrscht alle gängigen Office-Formate und verfügt über gute Exportfunktionen (z.B. können aus der Textverarbeitung heraus direkt PDF-Dateien erzeugt werden).
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 ODF-Converter
Kostenloses Zusatzprogramm für Anwender von Open-Office.org. Es ist für alle Betriebssysteme verfügbar und ermöglicht das Lesen und Schreiben von *.docx-Dateien.
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 Microsoft Office Compatibility Pack für Dateiformate von Word, Excel und PowerPoint 2007
Ermöglicht Office-Anwendern das Öffnen, Bearbeiten und Speichern von Dokumenten, Arbeitsmappen und Präsentationen in den neuen Dateiformaten von Microsoft Office Word, Excel und PowerPoint 2007.
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*.txt
Kategorie: Reine Textdatei
Für Emails: Bestens geeignet (aber überflüssig)
 
Der Name kommt von von text.
Dies ist das einfachste Textformat, das es in der Computerwelt gibt. Persönlich habe ich es gerne verwendet, um mir Notizen auf den Desktop zu speichern (jetzt nutze ich dafür KNotes unter Linux). Dieser Typ von Textdatei unterstützt keinerlei Formatierung (z.B. Fettgedrucktes oder Tabellen sind nicht möglich). Er ist für den Versand via Email deswegen keine wirkliche Alternative für die Formate *.doc und *.rtf - denn was man als *.txt - Datei verschicken kann, kann man in der Regel auch gleich direkt in den Mailtext schreiben.
 
Eine wirkliche *.txt - Datei stellt auch kein Virenrisiko dar. Achtung: Dateiendungen können auch gefälscht werden. Siehe "Doppelte Dateiendungen".
*.pdf
Kategorie: Ursprünglich Textdatei, kann aber auch Bilder und in neueren Versionen sogar Multimedia-Objekte enthalten
Für Emails: Geeignet. Benötigt aber spezielle Software.
 
Der Name kommt von Portable Document Format. *.pdf ist ein geschütztes Format, daß von Adobe Systems, Inc. entwickelt wurde.
Für das Lesen solcher Dateien wird der Adobe Acrobat Reader benötigt. Sie erhalten Ihn kostenlos auf der Homepage der Firma Adobe. Mit ca. 8.6 MB ist der Download nur mit einer schnellen Online-Verbindung empfehlenswert (ISDN oder schneller). Alternative: Zahlreiche Computerzeitschriften enthalten CD's mit kostenlosen Tools, wozu auch oft der Acrobat Reader gehört. Einfach mal am Kiosk auf Suche gehen ...
 
 PDFree
Kostenloses Tool, mit dem man *.pdf - Dateien erzeugen kann.
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 OpenOffice.org Office-Suite
Die eleganteste kostenlose Möglichkeit, Dokumente ins PDF-Format zu konvertieren bietet die Exportfunktion des Textverarbeitungsprogramms von OpenOffice.org. Das kostenlose(!) Office-Softwarepaket braucht sich vor den teuren kommerziellen Produkten nicht zu verstecken.
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 Acrobat Reader
Kostenloser Download des Acrobat Readers von Adobe. Er wird benötigt, um *.PDF-Dateien anzuzeigen.
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*.jpg
Kategorie: Grafikformat, Foto-tauglich.
Für Emails: Sehr gut geeignet, wenn richtig eingesetzt
 
Der Name kommt von "Joint Photographic Expert Group", einer Korporation, die einen Kompressions-Algorithmus entwickelt hat, mit dem sich Grafik- und Videodaten komprimieren lassen. Da ein JPEG-Bild bis zu 16,7 Millionen Farben abbilden kann, ist es für Fotos sehr gut geeignet. Der Kompressionsfaktor läßt sich stufenlos bestimmen. Dabei muß ein Kompromiß zwischen Dateigröße und Bildqualität gefunden werden: Je höher die Kompressionsrate, desto kleiner das Datenvolumen, aber auch desto schlechter die Qualität.
 
Wer seine DigiCam-Fotos per Mail versenden will, sollte vorher einen kritischen Blick auf die Dateigröße werfen. Werden digitale Fotos unbearbeitet in voller Größe verschickt, ist die Mailbox des Empfängers im Handumdrehen zugemüllt und kann keinerlei Nachrichten mehr aufnehmen. Am besten vorher mit dem Empfänger absprechen oder die Bilder nicht mailen, sondern auf eine Website zum Download stellen.
 
Zum Bearbeiten, Verkleinern, Komprimieren und Anzeigen von Grafikdateien eignet sich die Freeware IrfanView recht gut. Hier finden Sie einen Workshop, wie man damit Fotos in drei Schritten zum Email-Versand vorbereitet.
 
 IrfanView
Kostenloses Bildbearbeitungs- und Viewer-Programm
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*.zip
Kategorie: Kompressionsformat
 
Für Emails: Geeignet, da es das Datenvolumen reduziert. Das klappt allerdings nur bei Dateitypen, die nicht ohnehin schon ein Kompressionsverfahren verwenden. So bringt es so gut wie nichts, *.jpg-Dateien zu "zippen". Bei Textformaten hingegen kann der Speicherplatzgewinn erheblich sein. Neben der Shareware WinZip gibt es zahlreiche kostenlose Packer-Programme, die z.T. bessere Resultate erzielen und mehr Formate beherrschen.
 
 7-Zip
Kostenlose Zipper-Software, die das RAR 3.0-Format sowie *.7z, *.ZIP, *.ARJ, *.RAR, *.GZIP, *.BZIP2, *.TAR, *.CAB, *.RPM und *.CPIO beherrscht.
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winmail.dat
Kategorie: Dinge, die die Welt nicht braucht
 
Mal wieder ein Format, das nur von Microsoft-Programmen gelesen werden kann und daher für den Datenaustausch mit denkenden Individuen völlig untauglich ist - denn die meisten Mailprogramme können Mails, die im "TNEF-Format" (Transport Neutral Encapsulation Format) verschickt werden, nicht darstellen. Microsoft Exchange und Outlook nutzen dieses proprietäre Format für RTF-formatierte Emails (Rich Text Format).
 
Wenn Benutzer anderer Mailprogramme eine Nachricht mit TNEF-Code erhalten, erscheint der TNEF-Teil als lange Sequenz hexadezimaler Zahlen - entweder in der Nachricht selber oder als Attachment (meist mit der Bezeichnung WINMAIL.DAT). Die Mail ist somit nicht lesbar. Wenn man eine solche Mail erhält, sollte man den Absender freundlich darauf hinweisen, doch bitte Datenformate zu verwenden, die andere auch lesen können: Mails, die einfach nur aus Text bestehen.
 
Wer es mit lernresistenten Kommunikationspartnern zu tun hat (leider gibt es die immer wieder - gängige Argumentation: "Wieso, ich selbst kann doch alles lesen, warum klappt es bei Dir nicht ..."), kann sich im Notfall eines Tools bedienen, um Winmail.dat - Anhänge zu öffnen: Fentun. Allerdings ist die Fentun-Website www.fentun.com seit 07/2005 nicht mehr online, das Tool offenbar nicht mehr verfügbar. Dann müssen sich die DAU-Outlook-Nutzer eben damit abfinden, daß ihre Mails nicht mehr gelesen werden ...
 
Weitere Infos finden Sie beim Verursacher:
 
 Microsoft Support
Beschreibt die Auswirkungen des Nachrichtenformats von Emails und wie Sie diese in Outlook ändern können
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Doppelte Dateiendungen
Beispiele: *.mp3.exe , *.txt.doc , *.jpg.vbs
 
Viren versuchen gelegentlich durch doppelte Dateiendungen, ihr wahres Gesicht zu verbergen. Eine Datei, die superhit.mp3.exe heißt, wird von vielen Programmen einfach als *.mp3-Datei angezeigt - die letzte Endung fällt unter den Tisch. In Wirklichkeit ist es eine *.exe-Datei, die großen Schaden anrichten kann, wenn sie ausgeführt wird. Man sollte sicherstellen, daß der Windows-Explorer doppelte Dateiendungen korrekt anzeigt. Faustregel bei doppelten Endungen: Datei nicht anklicken, Virenscanner einsetzen. Das gilt eigentlich für alle in Emails enthaltenen Dateien. Selbst ein bekannter Absender bedeutet nichts - Viren verschicken sich systematisch unter falschem Namen.
 

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